Отдел тендерного сопровождения является структурным подразделением, создаваемым руководителями крупных организаций, которые организуют закупки или продают товары с работами или услугами. От того, как проходит оказание услуг по тендерному сопровождению, зависит успех и развитие организации. Чем занимается тендерный отдел, нужна ли фирме помощь в тендерах и другая информация, далее.
Тендерный отдел участвует в государственных и коммерческих конкурсах. Он мониторит объявления о торгах, согласует с руководителями участие в них, планирует документацию для участия в конкурсах, формирует документацию по определенным требованиям, проверяет и корректирует бумаги, при необходимости. Он контролирует отправку документов организаторам конкурсов, участие фирмы и результаты. Создание отделения сопряжено со своими плюсами и минусами. В число преимуществ входят следующие моменты:
Минусы, которые имеют тендерные отделы компаний, связаны с жесткой регламентацией контракта, потерей большого количества времени на участие в скупке, заключении контракта, необходимостью первоначального вложения.
Успех в закупках состоит из трех моментов: адекватной оценки ресурсов, шансов на победу, знание законов с подзаконными актами, эффективная организация работы по подготовке заявок с контролем и качественным исполнением контрактов. Функции тендерного отдела сводятся к последнему. В организации распределяются задания, информация и ресурсы. За счет этого достигается успех: компания обеспечивает участие в торговле, организация получает и поддерживает престижный имидж, фирма привлекает новые контракты через торговую систему, удерживает и возвращает старых покупателей. Сопровождение необходимо любой фирмы для получения прибыли, укрепления своей позиции на рынке и достижения новых высот.
Сопровождение выгоднее создания целого отделения, поскольку оно временное. Работникам не требуется ежемесячно выплачивать зарплаты, больничные листы, отпускные. Они работают четко и слаженно, достигая результата за конкретный промежуток времени. Специалисты выполняют свою работу, руководствуясь на принципе системности, актуальности, результативности и конфиденциальности.
В результате, в зависимости от того, как организованы обязанности тендерного отдела, грамотно подобрана профильная компания, снижается риск проигрыша в скупках, обжалования и появления проблем в закупках. Тендерный отдел закупки организует четко, грамотно и быстро, поэтому он должен присутствовать в компании. Для экономии ресурсов, участие в тендерах лучше доверить профессионалам.